A propos des Collections digitales de l’OMVS

by Aissatou Thiam
QU’EST- CE - QUE LA PLATEFORME « COLLECTIONS DIGITALES » ?  

« Collections Digitales » est un plateforme électronique d’informations du CDA renfermant une collection riche de ressources documentaires spécifiques de l’OMVS relatives à différentes thématiques comme les « Actualités de l’Organisation », les textes de bases (conventions, accord, charte, Déclaration), les aménagements structurants (les barrages, SITRAM), l’investissement (PGIRE), l’approche participative (CLC), la communication et la Documentation. 

POURQUOI UN TEL PROJET ?  

Depuis sa création en 1971, le Centre de Documentation et des Archives (CDA) de l’OMVS, a toujours privilégié, dans sa communication de l’information collectée la cible restreinte qu’est le personnel de l’Organisation, les consultants, et étudiants et universitaires. Or, d’autres catégories d’usagers ou d’utilisateurs notamment, le jeune public scolarisé, le citoyen lambda (ignorant tout de l’OMVS) avaient du mal à retrouver une information libellée de manière simple et concise sur l’Organisation. Aussi, il y a le fait que l’offre numérique de documents s’accroit de plus en plus dans internet que les Centre est de moins en moins fréquenté de nos jours.  
A partir de ce constat, la réflexion fut engagée depuis 2015 en interne et en interrogeant la diversité de notre fonds documentaire, on s’est rendu compte qu’un certain nombre de supports d’informations conçus par l’Organisation, de sa création à maintenant, pouvait donner des informations précises sur les questions posées par cette catégorie d’utilisateurs. Il s’agit notamment de magazines, du journal OMVS, des flyers, des plaquettes, de dépliants (sur des projets spécifiques de l’Organisation), des bulletins d’information, de répertoires, d’albums, de discours (anciens et anthologique), des textes de bases de l’Organisation (charte, traité, convention, déclaration), etc. Et de fil en aiguille, l’idée du projet commence à se mettre en place. 
Etant donné que l’essentiel de ces documents sont sur support papier, il été décidé de les numériser et de les mettre en ligne à travers le portail du Centre. Mais cette idée a été vite abandonnée lorsqu’il a été découvert sur Internet un logiciel de diffusion (du nom de flippingbook), plus ludique et plus conviviale pour la communication des informations de cette nature. 
C’est ainsi qu’en 2016, avec la version d’évaluation de ce logiciel, les numéros disponibles de OMVS Le Journal furent éditées et diffusées à travers une plateforme électronique créée en interne à cet effet. 
Avec cette expérience réussie, en 2018, il a été décidé d’acquérir la version commerciale du logiciel avec licence propriétaire. C’est qui a permis aujourd’hui, la concrétisation de ce projet qu’il va falloir appeler désormais « Collections digitales de l’OMVS ».  

POURQUOI LE NOM « COLLECTIONS DIGITALES » ?  

Face l’essor du numérique, un Service d’Archives et de Documentation comme nôtre, doit toujours se mobiliser pour fournir de nouveaux services, et répondre à de nouveaux usagers. Et la digitalisation ou la numérisation est aujourd’hui une opportunité offerte pour non seulement préserver à long terme notre patrimoine documentaire mais les partager grâce à la magie des plateformes en ligne avec le reste du monde. Pour rappel, contrairement à un fonds d’archives constitué de manière organique par un producteur, une Collection est la réunion artificielle de documents en fonction de critères communs liés à leur contenu ou à leur support et dont la juxtaposition est le fruit de la volonté ou du hasard.  

QUELS TYPES D’INFORMATIONS OU DE DOCUMENTS TROUVE – T – ON  DANS LA PLATEFORME ? 

Les informations de la plateforme peuvent être visibles sur différents supports de communication utilisés par l’Organisation de sa création à nos jours : il s’agit de :  
– Flyer ;  – Magazine ; – Bulletin ;  – Journal ;  – Plaquette, – Dépliant ; – Carte ;  – Vidéo ;  – Fonds sonore ;  – Photographie, ; – Répertoire ; – Dossier de presse ;  – Discours.  

AVEC QUELLLE EQUIPE (REPARTITION DES TACHES) LE PROJET EST  REALISE ? ET POUR QUELLE DUREE ?

Les ressources humaines internes du Centre ont été mobilisées pour la conception et la réalisation du Projet. Il s’agit du :  

  • Chef du Centre (initiateur, rédacteur de la note conceptuelle et monitoring du Projet) ; 
  • Expert Archiviste (installation et déploiement du logiciel flippingbook ; conception, création du site et mise en ligne des données sur la plateforme créée ; vérification des paramètres et test avant le lancement);
  • Assistant-archiviste (collecte, inventaire, numérisation et océrisation de la collection identifiée du Projet).

La durée de mise en œuvre du Projet s’est étalée sur trois (3) ans par faute de travail de lui avoir consacré notre temps plein. 

QUEL EST LE COUT FINANCIER DU PROJET ?

En terme de volumétrie, les «Collection digitales de l’OMVS», c’est :  

  • des centaines de documents accessibles en lecture ludique sur la plateforme et en téléchargement ;  
  • plus de 2000 de pages numérisées ; 
  • plus de 2 heures de fonds sonores ;  
  • une centaine de supports vidéos. 
COMMENT ENVISAGER LE MARKETING POUR ATTEINDRE LES CIBLES DU PROJET?

Il est envisagé après le lancement officiel de la plateforme en fin mai 2019, d’utiliser d’autres canaux de diffusion pour sa valorisation, en l’occurrence :  

  • Le portail internet du Centre et le site de l’OMVS et des autres structures du Système ; 
  • Lors de nos déplacements en mission ; 
  • Les réseaux sociaux (Facebook, tweeter, le blog du CDA, Watschap) ; 
  • Les séances de présentations dans certains lycées et collègues de Saint-Louis ; 
  • – Etc.  
QUELLES PERSPECTIVES POUR LE PROJET ? 

Au bout d’un (1) an de diffusion (mise en ligne), une évaluation de la pénétration et l’appropriation du produit sera effectuée. Et si elle est satisfaisante, le produit devra évoluer vers une application plus accessible dans les smartphones (Android ou mac).